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关于做好2017届毕业生档案整理工作的通知

2017年05月11日 09:03  点击:[]

各教学系(部):

为了做好2017届毕业生档案整理工作,现将有关事项通知如下:

一、毕业生档案要件

根据学生档案管理的规定,毕业生档案材料应包括以下内容:
   1
、入学材料:考生档案(高考档案或专升本学生专科档案)。
   2
、毕业材料:学生成绩档案表、毕业生登记表、实习鉴定表、授予学士学位的决定、毕业生就业通知书。
   3
、奖励材料:学生在校期间获省级以上奖励的相关材料。    

4、日常表现材料:学生在校期间日常表现的学生年度鉴定表。
   
二、毕业生档案材料整理要求

1、各系(部)需根据毕业生档案要件要求先将毕业生在校期间的装档材料(专升本毕业生包括专科毕业生档案、考生信息登记表)整理好后分别装入毕业生个人档案袋中并按专业、班级及学号顺序排序由系统一保管,毕业生就业通知书、考生档案待档案装封时到招生就业处领装,同时附一份毕业生名单(学籍异动的需在备注栏注明)签字、盖章后待装封档案时交招生就业处。

2毕业生档案袋封面填写要求,系、姓名、专业、必须与毕业证上的信息一致不得简写,籍贯填写至××省××县或××省××市××区,对应档案材料件数采用阿拉伯数字格式填写。

3、归档的材料必须是办理完毕的正确材料。材料应完整、真实、文字清楚、手续齐备、对象明确,应有承办单位或个人签名,并有形成材料的日期。    

4、归档的材料,凡规定需审查盖章的,必须加盖印章。

5、档案材料文字必须是正式打印或用黑色钢笔或中性笔填写,不得使用铅笔、圆珠笔以及其它颜色的钢笔、中性笔填写信息要真实准确字体颜色一致,字迹工整清晰,不得涂改,不出现错别字及不规范的简化字不得他人代填,复印无效。

三、毕业生档案发放

1、毕业生档案整理完毕后,由教学系自行保管,档案装封和发放时间,我处将根据就业报到证办结时间,另行通知。

2、考取研究生的学生,如录取学校要求学生提前调档,需要毕业生出示调档函,学生本人申请,所在系(部)党政负责人签字,招生就业处负责人批准,发放给学生本人携带或邮寄至录取学校。

    附件:毕业生档案转递注意事项

                              招生就业处

                                   2017       年5 月9

附件

毕业生档案转递注意事项

一、因机要局不再收寄大学生档案,为避免档案寄递过程中丢失,确保档案安全转递,经学校研究决定,从今年起毕业生档案全部由学生本人自带。

二、若档案接收部门要求邮寄档案,请毕业生与本系分管学生工作的副书记联系,由各系专门负责档案寄递人统一汇总,到招生就业处填写邮寄详情单,由招生就业处统一负责邮寄。

三、毕业生须认真保管好自己的档案,严禁私自拆封档案,否则后果自负。

四、档案转递过程中,确实非人为因素造成档案密封破损,经学校审查后,可进行补封。

五、自带档案不等于自留档案,毕业生拿到档案后要及时交给签约(升学)单位或当地人才中心,以防档案丢失。

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